Conditions Générales de Vente

Préambule

La loi de finances rectificative pour 2022 a instauré, pour les entreprises, une obligation progressive de facturation électronique afin de lutter contre la fraude à la TVA et de simplifier les obligations déclaratives, notamment par le pré-remplissage des déclarations de TVA. À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront également émettre des factures électroniques et transmettre les données de transaction et de paiement à l’administration fiscale. À compter du 1er septembre 2027, l’ensemble des entreprises sera soumis à ces obligations.

ANAFAGC (Association Nationale d’Assistance Fiscale et Administrative, de Gestion et de Comptabilité) est une association de gestion et de comptabilité inscrite à l’Ordre des experts-comptables qui propose, en partenariat avec CECURITY, expert de la conformité, de la sécurité, des prestations informatiques, et de l’archivage électronique sécurisé à force probante, une solution de facturation électronique « e-Facture » adaptée aux besoins spécifiques des avocats et répondant aux exigences du cahier des charges du CNB (Conseil national des barreaux).

Cette Plateforme Agréée (PA) de dématérialisation est immatriculée auprès de la DGFIP et permet à ses Clients de pouvoir répondre aux exigences légales relatives au traitement des factures électroniques.

Le Client souhaite s’abonner à la Plateforme et reconnaît avoir reçu d’ANAFAGC ci-après le Prestataire, toutes les informations et documentations nécessaires lui permettant d’apprécier l’adéquation de la Plateforme et Services Applicatifs associés, à ses propres besoins et de prendre toutes les précautions utiles pour leur utilisation. En conséquence, les parties se sont rapprochées sur les bases suivantes :

I – Objet

Le Prestataire met à disposition du Client, dans les conditions prévues aux présentes, un droit d’accès à la Plateforme Agréée (PA) « e-Facture » ainsi qu’un droit d’utilisation des logiciels et des Services Applicatifs qui la composent.

Le présent contrat donne droit, à un service de maintenance qui intègre les aspects correctifs, préventifs et évolutifs afin d’assurer la conformité technique de la PA aux dispositions législatives et réglementaires ainsi qu’une prestation d’assistance et de support. Ce droit à la maintenance ne couvre en aucun cas le matériel ou tout autre logiciel.

En accédant ou en utilisant la PA ou les Services Applicatifs associés, le Client accepte de se conformer aux présentes conditions. Ces conditions ont pour objet de définir les termes et conditions applicables à l’accès à la PA « e-Facture » et aux Services Applicatifs utilisés par le Client.

II – Licence

Le droit d’utilisation concédé au Client, à titre personnel, non cessible, non transmissible et non exclusif, de la PA « e-Facture » pour ses propres besoins est accordé pendant toute la durée du Contrat définie à la clause « IV ».

Le droit d’utilisation s’entend du droit d’utiliser la PA « e-Facture » conformément à sa destination, en mode SaaS (software as a service) via une connexion à un réseau de communications électroniques. Le Client et les Utilisateurs ne pourront en aucun cas mettre la PA « e-Facture » à disposition d’un tiers, et s’interdisent strictement toute autre utilisation, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative.

III – Propriété

L’autorisation d’utilisation de la PA « e-Facture » accordée par le Prestataire n’entraîne aucun transfert de propriété intellectuelle au bénéfice du Client.

En conséquence, le Client s’interdit tout agissement ou tout acte susceptible de porter atteinte, directement ou indirectement, aux droits du titulaire du progiciel ; il lui est notamment interdit de procéder à toute reproduction, par quelque moyen que ce soit, du progiciel et de la documentation, sans que cette liste soit limitative.

Le Client est le propriétaire exclusif de l’ensemble des Données transmises dans la PA « e-Facture » dans le cadre du Contrat.

IV – Durée – résiliation

Le présent contrat entre en vigueur à sa date de signature par les parties. Le contrat est conclu pour une durée d’engagement d’un (1) an soit douze (12) mois à compter de la date de signature. À l’échéance, l’abonnement sera automatiquement renouvelé, par tacite reconduction, pour une durée égale à celle de la période arrivant à son terme, sauf notification de la résiliation de l’abonnement par l’une des Parties, par tout moyen, par exemple par mail, trois (3) mois avant le terme de la période en cours.

En cas de manquement par le Client à l’une quelconque des obligations mises à sa charge par le présent contrat, celui-ci pourra être résilié de plein droit par le Prestataire, sans préjudice de toute action et dommages et intérêts demandés dans le cas où, à l’issue d’une période de vingt (20) jours calendaires à compter de l’envoi de la notification dudit manquement, par tout moyen, par exemple par mail, celui-ci serait demeuré non réparé. A l’issue de ce délai, un courrier recommandé notifiera la résiliation de plein droit du présent contrat. Celle-ci prendra effet à l’issue d’une période de préavis de dix (10) jours ouvrables commençant à courir à compter de l’envoi du courrier susvisé.

V – Conditions financières

L’abonnement, avec un engagement de douze (12) mois, est concédé au Client contre le versement d’une redevance annuelle forfaitaire dont le montant et le paiement sont définis conformément aux tarifs et aux modalités de paiement fixé sur le formulaire d’abonnement et dont le Client reconnaît avoir eu connaissance. Les factures émises par le Prestataire sont payables à trente (30) jours, par prélèvement automatique ou par carte en ligne.

Le montant annuel de cette redevance sera révisé automatiquement à chaque date anniversaire de signature du Contrat, sans qu’aucune formalité ou notification préalable ne soit requise entre les Parties. Cette révision sera calculée selon la formule suivante : nouveau prix = prix initial × ((S1 / S0) + 0,02) où S1 est le dernier indice Syntec publié à la date de facturation et S0 le dernier indice Syntec publié à la date de signature du Contrat.

Pour tout retard de paiement supérieur à quatorze (14) jours, le Prestataire se réserve le droit, sans préjudice de tout autre droit ou recours, de suspendre ses services jusqu’au complet paiement desdits montants. Au-delà de quatre-vingt-dix (90) jours de retard de paiement, la clause « IV » relative à la résiliation s’appliquera.

VI – Description du service

Conformément à la réglementation, la PA « e-Facture » permet au Client de traiter les factures électroniques dans des conditions de nature à garantir l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu, leur lisibilité ainsi que la sécurité des Données transmises :

• d’émettre, de transmettre et de recevoir les factures sous forme électronique dans leurs transactions avec d’autres assujettis ;

• dès l’ouverture de la Plateforme Publique de l’État, permettre de transmettre à l’administration fiscale les données de facturation, ainsi que les données relatives aux opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie ;

La PA « e-Facture » de CECURITY est agréée par l’administration fiscale. Cela comprend entre autres :

• la certification ISO27001 ;

• l’hébergement des données dans un environnement qualifié SecNumCloud ;

• le contrôle des accès aux seuls utilisateurs habilités et la mise en place du MFA ;

• le contrôles techniques, sémantiques ;

• la gestion du e-invoicing vers et depuis le PPF et au moins une autre plateforme agréée pour le B2B domestique dans les formats du socle ;

• la gestion du e-reporting pour les factures B2C et B2B international ainsi que les Z de caisse ;

• la gestion des statuts du cycle de vie des factures ;

Les Services Applicatifs comprennent l’accès à la PA « e-Facture », le paramétrage individuel du Client, la maintenance de la PA « e-Facture », l’hébergement sur les datacenters en France de la PA « e-Facture » et l’assistance technique en cas de dysfonctionnement ainsi que les éventuelles options choisies par le Client lors de la souscription.

VII – Accès et qualité de service

La PA « e-Facture » sera accessible à tout moment, à l’exception des périodes de maintenance, par authentification via le service e-Dentitas du CNB depuis l’adresse URL « e-facturation.avocat.fr ».

Les interventions relatives à l’installation des mises à jour et évolutions peuvent rendre la PA « e-Facture » momentanément indisponible. Elles sont effectuées après un délai de prévenance de 5 jours ouvrés et si possible hors jours et heures ouvrés.

Les niveaux de criticité des incidents et anomalies ainsi que les délais de prise en charge et résolution sont les suivants :

VIII – Support et assistance

L’assistance des équipes techniques d’ANAFAGC sera disponible du lundi au jeudi de 8h30 à 18h et le vendredi de 8h30 à 17h30, hors jours fériés, notamment via :

• un outil de ticketing pour garantir une traçabilité de bout en bout des demandes ;

• une adresse email support dédiée ;

• un chatbot avec orientation progressive vers une assistance humaine lorsque la demande le nécessite ;

Toutes les sollicitations reçues par email seront automatiquement retranscrites dans l’outil de ticket afin d’assurer une traçabilité complète et un suivi exhaustif.

Le support assuré par ANAFAGC couvre :

• l’assistance à l’usage fonctionnel de la Plateforme agréée et du module de facturation ;

• l’aide au paramétrage des comptes, habilitations et profils utilisateurs ;

• le diagnostic initial des incidents techniques avant escalade éventuelle vers CECURITY ;

• les demandes d’information sur les fonctionnalités existantes ;

• l’accompagnement spécifique sur les bascules réglementaires (septembre 2026 pour la réception, septembre 2027 pour l’émission) ;

• les questions liées aux spécificités métier (RIN, secret professionnel, etc.).

Le support ne couvre pas l’assistance comptable.

Toute sollicitation entrante fait l’objet d’une qualification immédiate par l’équipe support, selon la grille de criticité et les engagements suivants :

Le ticket d’origine restera suivi par ANAFAGC tout au long de son cycle de vie, y compris si l’anomalie nécessite une phase dite d’escalade pour les incidents relevant du cœur technique de la Plateforme agréée CECURITY (transmission, archivage, format, conformité réglementaire) ou nécessitant un développement correctif de la part de la Plateforme agréée CECURITY.

ANAFAGC ne pourra être tenue responsable des dysfonctionnements résultant d’une utilisation de la PA « e-Facture » non conforme à sa destination ou à sa documentation, ni des retards ou impossibilités de résolution imputables au refus du Client de répondre aux questions, demandes de renseignement ou sollicitations de collaboration nécessaires au traitement des anomalies.

IX – Évolution des services

La PA « e-Facture » évoluera afin de se maintenir en parfaite conformité avec les exigences légales liées à son statut de Plateforme agréée par l’administration fiscale.

Les Parties conviennent de la mise en place d’une évolution des caractéristiques du module de facturation et de son intégration automatique qui permettra, avant la fin de l’année 2026, d’établir des factures avec numérotation automatique et comprenant la gestion des diligences ainsi que la gestion des clients.

Toute nouvelle demande de service ou de nouvelle prestation réalisée par ANAFAGC fera l’objet, en concertation avec le Client, d’un nouvel avenant précisant les modalités techniques, financières et juridiques de réalisation. Dans ce cadre, le Client accepte expressément de recevoir des informations relatives aux produits ou prestations susceptibles d’être proposés par le Prestataire.

X – Archivage

La PA « e-Facture » met à disposition des utilisateurs les factures et leurs annexes pendant une durée de trois (3) ans via l’écran de suivi de la plateforme.

En complément, la PA « e-Facture » propose, sur option, un service d’archivage électronique à vocation probatoire. Lorsque cette option est souscrite, l’ensemble des factures et de leurs annexes est versé dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) certifié NF 461. Les archives ainsi que leurs attestations de dépôt sont alors consultables depuis l’onglet « Archivage ».

Les factures et leurs annexes sont archivées dans leur format d’origine, c’est-à-dire dans le format dans lequel elles ont été reçues (factures d’achat) ou émises (factures de vente). Le lisible de la facture est également conservé afin d’en garantir la lisibilité conformément aux dispositions du Code général des impôts.

Dans le cadre de cette option, les archives sont conservées pendant une durée de onze (11) ans, correspondant à l’exercice en cours augmenté de la durée légale de conservation de dix (10) ans.

La certification NF 461 et la conformité à la norme NF Z42-013 dont bénéficie la solution d’archivage utilisée garantissent l’intégrité, la disponibilité, la pérennité, la traçabilité et la sécurité des archives, leur conférant ainsi une valeur probatoire.

Le service d’archivage certifié est hébergé en France sur deux centres de données redondants exploités par Hexanet et bénéficie également de la certification ISO 27001.

XI – Secret professionnel

Le Prestataire s’engage à respecter strictement le secret professionnel et la confidentialité des données clients en conformité notamment avec le Règlement Intérieur National des avocats ; à savoir :

• traiter toutes les données relatives aux clients et aux dossiers comme strictement confidentielles,

• renoncer à tout usage secondaire des données confidentielles ;

• garantir le maintien des données au sein de l’UE ;

• permettre un audit de la profession.

Techniquement, les champs prévus dans la norme Factur-X pour masquer les informations sensibles sont utilisés afin de ne transmettre à l’administration fiscale ni le détail des prestations ni l’identité et les coordonnées des clients des avocats.

XII – Garanties

Le Prestataire garantit qu’il est titulaire de tous les droits lui permettant de conclure le Contrat et qu’il n’est pas susceptible de porter atteinte aux droits des tiers.

Le Prestataire garantit l’interopérabilité via la PA « e-Facture » ainsi que le fait que les factures électroniques transmises à la PA « e-Facture » soient traitées dans des conditions de nature à en garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité desdites factures et la sécurité des Données. Le Client sera informé de toute faille de sécurité constatée sur ses systèmes d’information.

XIII – Responsabilité

Le Prestataire est responsable, sauf cas de force majeure, des seuls dommages directs causés par lui-même ou par des personnes ou des biens dont il doit répondre, conformément aux règles de droit commun.

Le Client assume la responsabilité de sa décision d’utiliser ce progiciel pour parvenir aux résultats qu’il s’est fixés ainsi que la responsabilité de la qualité, de la licéité, de la pertinence des Données et des contenus qu’il transmet à la PA « e-Facture ».

Le Prestataire ne pourra être tenu responsable, à quelque titre que ce soit, de l’utilisation par le Client des résultats obtenus, ni du contenu des Données transmises à la PA « e-Facture ».

XIV – Confidentialité

Le Prestataire s’engage à assurer au Client, pendant toute la durée du Contrat ainsi que pendant les cinq (5) années suivant la cessation du Contrat, quelle qu’en soit la cause, le caractère strictement confidentiel des données et informations transmises à la PA « e-Facture » et notamment :

• n’utiliser les données et informations confidentielles que dans le cadre du Contrat ;

• ne communiquer ces informations à aucun tiers, à l’exception des salariés ou mandataires dont l’accès est nécessaire à l’exécution du Contrat.

Ne relèvent pas de cette obligation, les informations publiquement accessibles, celles préalablement détenues par le Prestataire ou celles transmises légitimement par un tiers avant leur réception dans le cadre du présent Contrat.

À l’issue du Contrat, pour quelque cause que ce soit, chaque Partie restituera à l’autre l’ensemble des documents, supports et copies contenant des informations confidentielles lui appartenant. Les Parties veilleront également à ce que leurs salariés, représentants, sous-traitants et tout intervenant agissant dans le cadre du Contrat respectent les obligations prévues au présent article.

XV – Réversibilité

En cas de cessation de la relation contractuelle, quelle qu’en soit la cause, le Prestataire s’engage à restituer ou éventuellement détruire, au choix du Client au moment de la notification de réversibilité, à la première demande de celui-ci formulée par lettre recommandée avec accusé de réception et dans un délai de 3 (trois) mois avant l’échéance du Contrat, l’ensemble des Données, métadonnées et éléments de preuve appartenant au Client.

Le Client collaborera activement avec le Prestataire afin de faciliter la récupération des Données, métadonnées et éléments de preuve. Le Prestataire fera en sorte que le Client puisse poursuivre l’exploitation des Données, métadonnées et éléments de preuve directement ou avec l’assistance d’un autre prestataire.

Durant la phase de réversibilité, les niveaux d’engagement seront revus pour prendre en compte les éventuelles perturbations liées aux opérations de réversibilité. Sur demande et moyennant facturation supplémentaire, le Prestataire pourra assurer la prestation de rechargement des Données, métadonnées et éléments de preuve du Client sur le système que ce dernier aura sélectionné, à charge pour le Client de s’assurer de la parfaite compatibilité de l’ensemble.

A la demande du Client, le Prestataire pourra effectuer des prestations d’assistance technique complémentaires au Client et/ou au tiers désigné par lui, dans le cadre de la réversibilité. Ces prestations de réversibilité et d’assistance seront facturées, en fonction du temps passé, au tarif du Prestataire en vigueur au moment de la notification de la réversibilité.

La phase de réversibilité fait partie intégrante de la bonne exécution du Contrat, et a pour objectif de permettre au Client de prendre ou faire prendre en charge ses Données, métadonnées et éléments de preuve par lui-même ou par un ou plusieurs prestataires désignés par le Client.

Quelle que soit la cause de la mise en œuvre du plan de réversibilité, le Prestataire devra remettre au Client ou à toute personne désignée, l’ensemble des éléments permettant de conserver l’intégrité, l’opposabilité, des Données, métadonnées et éléments de preuve selon le plan de réversibilité, y compris en cas de résiliation de plein droit du Contrat par le Client.

La mise en œuvre de la réversibilité, inclut la remise au Client, ou à tout prestataire désigné par le Client, de l’ensemble des Données, métadonnées et éléments de preuve du Client, sur un support informatique de stockage permettant d’en assurer l’intégrité et la traçabilité.

Le coût de la réversibilité sera déterminé au jour de la demande de résiliation ou à l’arrivée du terme du Contrat en fonction des besoins d’assistance exprimés par le Client et de la complexité de la solution cible. Les prestations de réversibilité feront l’objet d’une proposition commerciale et financière du Prestataire dans laquelle ce dernier inclura la fourniture des supports.

Le Prestataire se porte-fort du respect de cet engagement par ses prestataires et sous-traitants. La restitution des Données, métadonnées et éléments de preuve sera constatée par un procès-verbal de restitution. À compter de la restitution des Données, métadonnées et éléments de preuve au Client, le Prestataire devra procéder à leur suppression et un certificat de suppression sera remis par le Prestataire.

Ces dispositions sont sans préjudice de l’obligation réglementaire de portabilité qui s’impose aux plateformes agréées de maintenir, durant une période d’un an à la suite d’un changement de plateforme, les services mentionnés au 6° de l’article 242 nonies E de l’annexe II au CGI, ni de l’obligation de réversibilité gratuite des données, métadonnées, archives et éléments de preuve dans un format standard et lisible.

XVI – Données à caractère personnel

Chaque Partie déclare et garantit que les traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre sous sa responsabilité sont réalisés dans le respect de la réglementation applicable en matière de protection des données, notamment la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

Dans le cadre des traitements réalisés au sein de la PA au profit des Clients, chaque avocat utilisateur agit en qualité de responsable de traitement au sens du RGPD, tandis qu’ANAFAGC agit en qualité de sous-traitant des Clients.

Les traitements et le transfert de données à caractère personnel par ANAFAGC auront pour seules finalités l’exécution et le suivi des prestations définies au présent Contrat, la gestion de la relation client, la facturation et le recouvrement des sommes dues, la gestion informatique des données ainsi que l’envoi d’informations relatives aux produits et services du Prestataire.

Les données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent Contrat sont hébergées et conservées sur le territoire français.

Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer un niveau de confidentialité et sécurité adapté aux risques présentés par les traitements réalisés, compte tenu de leur nature, de leur finalité et des catégories de données concernées.

Le Prestataire s’engage notamment à :

• traiter les données personnelles exclusivement pour les seuls besoins et finalités du présent Contrat ou sur instruction documentée du Client ;

• mettre en œuvre les dispositifs de sécurité nécessaires pour protéger les données contre tout traitement non autorisé ou illicite ;

• prévenir toute utilisation abusive, frauduleuse ou détournée des données ;

• limiter strictement l’accès aux seules personnes habilitées à en connaître pour l’exécution de leurs missions ;

• ne divulguer, communiquer ou mettre à disposition, sous quelque forme que ce soit, les données personnelles confiées par le Client, sauf obligation légale ou autorisation expresse de ce dernier.

Dans ce cadre, le Client autorise le Prestataire à accéder aux données nécessaires à l’exécution des prestations et au respect des engagements contractuels définis au présent Contrat.

Les Parties conviennent de coopérer de bonne foi pendant toute la durée de leurs relations contractuelles. Chaque Partie apportera à l’autre toute l’assistance raisonnablement nécessaire dans le cadre de contrôles, enquêtes ou procédures engagés par une autorité compétente ou par une personne concernée au titre de la réglementation relative à la protection des données personnelles. À cette fin, elles s’engagent à se communiquer les informations et documents utiles.

Le Prestataire mettra à disposition du Client les éléments nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations en matière de protection des données et permettre la réalisation d’audits ou de vérifications portant sur ces obligations.

Lorsque le Prestataire recourt à un sous-traitant impliquant un traitement de données à caractère personnel, il veille à ce que celui-ci soit soumis à des obligations de protection des données offrant un niveau de garantie au moins équivalent à celui prévu au présent Contrat. Cette exigence s’applique à l’ensemble des sous-traitants ultérieurs intervenant dans la chaîne de sous-traitance. Le Prestataire informera le Client en cas de changement dans la liste des sous-traitants déjà énumérés et acceptés par les Parties au présent Contrat.

Les Parties reconnaissent et acceptent expressément le recours au sous-traitant suivant pour les prestations d’hébergement, d’exploitation et de fourniture de la Plateforme Agréé (PA) : CECURITY.COM, agissant en qualité de sous-traitant ultérieur du Prestataire ; SCALINGO pour les prestations d’hébergement du Facturiel et O2SWITCH pour les prestations d’hébergement du Portail.

Le Prestataire notifie au Client, dans les meilleurs délais et conformément aux exigences réglementaires applicables, toute violation de données à caractère personnel dont il aurait connaissance. Cette notification sera accompagnée des informations disponibles permettant au Client, le cas échéant, de satisfaire à ses propres obligations de déclaration auprès de l’autorité de contrôle compétente et d’information des personnes concernées.

Pour exercer ses droits d’accès, de rectification et d’opposition ou pour toute question sur le traitement des données dans ce dispositif, le Client peut adresser ces demandes à : dpo@anafagc.fr.

XVII – Cession

Le Client ne peut en aucun cas céder totalement ou partiellement les droits et obligations lui incombant au titre du présent contrat, de ses annexes et/ou de ses éventuels avenants.

XVIII – Assurances

Le Prestataire déclare avoir souscrit, auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable, une police d’assurance couvrant sa responsabilité civile professionnelle et la responsabilité du fait des dommages de toute nature, y compris les risques de cybersécurité, dommages aux Données, dommages matériels ou immatériels causés au Client ou à des tiers.

XIX – Litiges

Le présent contrat est soumis au droit français.

Les Parties s’engagent, en cas de difficultés dans l’exécution du Contrat et préalablement à toute résiliation ou procédure judiciaire, à rechercher une résolution amiable de leur différend. En cas d’échec de cette tentative de règlement amiable, tout litige relatif à la validité, à l’interprétation, à l’exécution ou, plus généralement, au présent Contrat sera soumis à la compétence du tribunal dans le ressort duquel se situe ANAFAGC.